Ø  Assistente de Contabilidade

JD_Pt_Description_Administrative Officer Gambia

SÍNTESE DA FUNÇÃO

Sob a orientação e supervisão direta do Representante Permanente do Presidente da Comissão da CEDEAO/Chefe de Missão para a Gâmbia, o incumbente executará as seguintes atividades/funções:

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

·         Executar todas as atividades de aquisição e contratação, incluindo pré-qualificação, gestão de propostas, análise de custos, negociação e preparação de contratos e monitoriza todos os aspetos dos termos do contrato, se necessário, e obter o melhor custo/melhor preço e serviço; criar documentação necessária para a aquisição de materiais e suprimentos;

·         Coordenar a preparação e implementação do programa de trabalho e orçamento para garantir a compatibilidade com as prioridades e objetivos de trabalho, levando em conta o uso mais eficaz dos recursos;

·         Monitorizar e controlar alocações orçamentárias por meio de revisões regulares e fornecer relatórios e dados de monitorização eficazes, identificando, dessa forma, desvios dos planos e propõe medidas corretivas;

·         Desenvolver objetivos claros que são consistentes com as estratégias acordadas; identificar prioridades e atribuições, ajustar as prioridades conforme necessário, alocar a quantidade apropriada de tempo e recursos para concluir o trabalho;

·          Fornecer assessoria de desempenho para a equipe e gestão e prever riscos e permitir contingências ao planear, monitorizar e ajustar planos e ações, conforme necessário, usando o tempo eficientemente;

·         Produzir os relatórios principais/complexos para gestão;

·         Gerir arrendamentos, alugueis, reformas, expansões e transformações físicas nas instalações da Missão;

·         Gerir os provedores de TI para pronta resolução de problemas;

·         Desempenhar outras funções dentro do escopo, espírito e propósito do trabalho, conforme solicitado pelo Representante Permanente.

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QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

Formação:

·         Licenciatura em administração e finanças, obtida em uma universidade reconhecida

Experiência:

·         É necessário um mínimo de cinco (5) anos de experiência progressiva em aquisições, administração, gestão financeira e operações orçamentárias

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

·         Bons conhecimentos dos Regulamentos e Procedimentos Financeiros, Administrativos e de Compras da CEDEAO;

·         Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários juniores e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto bem definido de atividades;

·         Capacidade de resolver desafios que ocorrem com orientação mínima e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;

·         Capacidade de orientar outras pessoas e criar ciclos de feedback com supervisores, colegas e subordinados para construir fortes relações de trabalho e melhorar o desempenho;

·         Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, justiça e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens, nacionalidade, género, etnia, raça e religião diferentes;

·         Capacidade de estabelecer e sustentar a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de maneira a antecipar suas necessidades, mitigar problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e adequado às suas necessidades;

·         Capacidade de trabalhar em um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de diversos pontos fortes e escuta ativamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar julgamentos, tato e diplomacia;

·         Conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO associados às responsabilidades atribuídas e capacidade de explicá-las claramente a outros;

·         Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para alcançar objetivos;

·         Forte capacidade analítica, organizacional e de comunicação;

·         Ser capaz de demonstrar proficiência operacional no uso do computador, usando ferramentas apropriadas;

·         Capacidade de transmitir informações de forma clara e concisa, sucinta e organizada, através de expressões escritas e verbais;

·         Capacidade de desenvolver, implementar e ter plano de ação individual para atingir metas de trabalho específicas;

·         Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro dos prazos, dando atenção aos detalhes, indicadores e riscos;

·         Capacidade de resolver desafios que ocorrem com orientação mínima e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;

·         Fluência oral e escrita numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português).

·         Conhecimento da cultura, estruturas e questões de desempenho e prioridades da CEDEAO com impacto nas responsabilidades atribuídas;

·         Conhecimento das instituições, sectores, programas e políticas da CEDEAO;

·         Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e apropriadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·         Capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;