· Chargé de la Gestion des données concernant les employés et de l’établissement de rapports

· Chargé de la Gestion des pensions et des régimes d’assurance du personnel

APERÇU DES TÂCHES

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice des Ressources humaines, le/la titulaire du poste supervise la politique salariale, l’administration des pensions, la gestion des assurances ainsi que la gestion et l’archivage des données concernant le personnel. En outre, il/elle est chargé(e) de contrôler toutes les tâches nécessaires à la réalisation des objectifs de l’organisation en matière de traitement de la paie, y compris les relations avec les auditeurs internes/externes et avec toutes les autres parties concernées. Par ailleurs, le/la titulaire du poste gère le processus de paie et effectue les tâches liées à la comptabilité.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Superviser la gestion des données relatives aux ressources humaines, l’archivage, la paie, la gestion des pensions et des régimes d’assurance du personnel ;
• superviser la gestion des états de présence des membres du personnel ;
• réaliser des enquêtes internes et externes afin de déterminer la position concurrentielle de l’organisation en matière de prestations des employés ;
• étudier les systèmes de paie afin de les aligner notamment sur les prestations des RH et d’assurer un appui comptable efficace et conforme aux bonnes pratiques ;
• faciliter la compréhension des procédures de paie par les membres de l’équipe dirigeante et par employés ;
• superviser les activités de préparation des salaires et autres émoluments sur une base mensuelle ;
• effectuer diverses analyses de variations et des opérations de rapprochement ;
• examiner et approuver, en vue de leur traitement, les dépenses liées notamment aux remboursements de frais d’études et d’autres dépenses liées au personnel ;
• veiller à l’établissement de relevés concernant notamment les retenues sur salaires au titre du fonds de prévoyance et d’autres cotisations salariales et veiller à ce que leurs versements soient effectuées avec promptitude ;
• procéder à la mise en Å“uvre des procédures de contrôle budgétaire et veiller à ce que les dépenses approuvées pour paiement soient prévues dans le budget ;
• veiller à la bonne tenue et la mise à jour de l’ensemble des registres de paie;
• mettre en place un processus annuel de révision des salaires en termes d’augmentation des échelons ;
• élaborer et gérer, à travers le système ECOlink, des données relatives aux pensions de retraite, aux prestations et indemnités diverses ;
• faciliter le bon fonctionnement des régimes de pension ;

· s’assurer que l’institution se conforme aux dispositions de la loi sur la sécurité des revenus de retraite des employés ;

· superviser la production d’informations sur les prestations, les données liées aux statistiques et aux recensements, à l’intention des actuaires, des compagnies d’assurance et de la Direction ;

• superviser la gestion des régimes d’assurance du personnel, notamment l’Assurance-vie de groupe et l’Assurance collective Accidents ;
• superviser la gestion des données relatives au personnel ainsi que leur archivage électronique et physique ;
• effectuer l’audit et le contrôle de la gestion des dossiers des employés ;
• établir des rapports (charges salariales brutes, heures de travail cumulées, jours de congés accumulés, retenues sur salaires au titre de la pension retraite, des prestations, etc.) à présenter lors des réunions trimestrielles et de fin d’année de la Direction, ou chaque fois que de besoin ;
• analyser et superviser la préparation et la saisie des données relatives à la paie. Recourir, en règle générale, au système ECOLink/HCM pour produire des fiches de paie précises et en temps opportun, veiller au respect de toutes les réglementations applicables ;
• effectuer toute autre tâche pouvant lui être assignée par la directrice des ressources humaines.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• Être titulaire d’une maîtrise (ou équivalent) en ressources humaines, finances, sciences sociales ou humaines, obtenue auprès d’une université reconnue.

• Justifier de dix (10) années d’expérience professionnelle dans la gestion des ressources humaines, dont cinq (5) à un niveau de supervision ;

• faire preuve d’expertise en matière de gestion des ressources humaines, avec une connaissance approfondie des pratiques, des procédures et processus se rapportant à plusieurs des sous-fonctions suivantes : recrutement et promotion, formation et perfectionnement des cadres, rémunération et avantages, relations de travail et négociations, systèmes d’information RH, analyses, rapports, suivi, planification stratégique et planification des effectifs, gestion des talents, administration des salaires et planification financière, pensions et conception organisationnelle/administration des postes ;
• justifier d’une connaissance pratique des lois, règles, règlements et principes pertinents en matière d’emploi, avec une compréhension approfondie des opportunités et défis propres à la gestion du secteur public et aux organisations internationales ;
• jouir de connaissances solides en matière de gestion du changement et de développement organisationnel, de préférence dans des organisations du secteur public et/ou des organisations internationales diversifiées et géographiquement dispersées ;
• être en mesure de diriger des projets d’élaboration de politiques et de programmes, de mener des consultations, de fournir des options et d’effectuer des recherches sur les impacts/risques.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

• Faire preuve d’une capacité à diriger les activités liées aux programmes et projets assignés, en faisant montre de l’expertise managériale et opérationnelle requise, afin d’assurer l’accomplissement du mandat de l’organisation ;

• être capable de diriger par l’exemple et organiser le travail d’équipe de sorte à encourager la coopération pour favoriser la réalisation des résultats recherchés, impulser un élan en faveur du changement pour assurer l’adhésion des employés, développer et mettre en œuvre des contrôles internes pour un programme pilote de gestion des obstacles potentiels à la mise en œuvre ;

• veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie ;

• justifier d’excellentes compétences en matière d’autogestion, faire preuve d’éthique, d’intégrité et de respect dans le contrôle interne des règles, des délégations et de la transparence ;

• être en mesure de réunir des compétences et des expertises complémentaires, évaluer les contributions individuelles, reconnaître le travail bien fait et corriger les lacunes afin d’assurer le succès permanent de l’organisation ;

• attester de connaissances en gestion de programmes, reflétant le niveau d’une personne certifiée en la matière.

• Avoir la capacité de faire des recherches sur les repères et les tendances afin de formuler les bonnes recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes / projets qui serviront le mieux la communauté / l’organisation ;

• posséder de très bonnes aptitudes en matière de réseautage et de relations interpersonnelles, pour faciliter les retours d’informations et de données en provenance de professionnels opérant dans plusieurs pays/ secteurs /organisations et identifier et établir la liste des besoins prioritaires de la Communauté ;

• avoir la capacité de gérer et coordonner les activités relatives à la gestion de la clientèle et de formuler des recommandations ;

• faire preuve d’une capacité à élaborer et mettre en œuvre les bonnes pratiques en matière de services à la clientèle ;

• être en mesure d’élaborer et de mettre en œuvre des plans, programmes et initiatives visant les parties prenantes afin d’obtenir leur adhésion en faveur de nouvelles initiatives, de bien comprendre les opinions divergentes, d’obtenir des ressources et d’accroître la perception des facteurs de succès.

• Faire preuve de diplomatie, de tact et veiller au respect de personnes d’origines diverses, comprendre les divers points de vue culturels, notamment en Afrique de l’Ouest, et avoir la capacité de transformer la diversité en opportunités d’améliorer les résultats opérationnels / des programmes ;

• avoir la capacité d’instaurer un environnement interactif, inclusif, tirant profit de la diversifié de forces et réunissant les pratiques novatrices ;

• être capable de rester objectif dans la gestion des conflits, indépendamment des différences de culture, de position, de genre, et encourager les autres membres du personnel à surmonter les préjugés liés à la culture et au genre ;

• avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail ;

• être capable de servir les intérêts des équipes, organisations et/ou communautés reflétant une grande diversité culturelle, ainsi que ceux des personnes vivant avec un handicap, sans préjudices et ni préjugés.

• Bien comprendre la structure organisationnelle de la CEDEAO, la dynamique et les attentes qui s’y rattachent, pour être en mesure de collaborer, de participer, de contribuer et de diriger avec efficacité ;

• avoir une bonne connaissance du mandat de la CEDEAO, de ses plans et priorités stratégiques, ainsi que de la situation économique, politique et sociale des États membres, telle qu’elle se rapporte au domaine d’activité du poste ;

• être au fait des bonnes pratiques en vigueur à la CEDEAO, des approches de gestion de programme et des techniques de recherche, afin de diriger et/ou de contribuer à l’élaboration ou l’évaluation de programmes, de projets ou d’initiatives ;

• bien connaître les règles et procédures de la CEDEAO, afin de pouvoir interpréter de manière appropriée et appliquer les directives, donner des avis techniques, assurer l’encadrement d’autres agents et évaluer les performances.

• Avoir la capacité d’analyser une situation en utilisant des indicateurs pour évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de réussite, en vue de la prise de décision ;

• faire preuve d’une capacité à rassembler des informations provenant de différentes sources afin d’identifier la cause d’un problème, les conséquences pouvant résulter de la mise en œuvre de mesures alternatives, les obstacles potentiels et les moyens d’éviter ce problème à l’avenir ;

• être en mesure de décomposer des situations et/ou informations très complexes en termes simples afin d’expliquer les recommandations et les conclusions destinées à résoudre les problèmes ou à améliorer les opérations, programmes ou projets ;

• Être en mesure d’examiner les situations sous différents angles, d’appliquer des solutions novatrices aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes de règlement des conflits lorsque les méthodes et procédures établies paraissent inapplicables ou obsolètes.

• Avoir la capacité de communiquer et de créer un impact, de façon claire et concise, succincte et organisée, afin de susciter la crédibilité et la confiance lors des présentations, de la définition des attentes et de l’explication de questions complexes ;

• être capable d’écouter attentivement, d’interpréter correctement les messages des autres et d’y répondre de manière appropriée ;

• attester de compétences probantes en rédaction technique et en édition de documents ;

• faire preuve d’écoute active pour encourager une meilleure communication entre les membres de l’équipe, se montrer capable de leur accorder de l’attention, de les valoriser et de susciter leur engagement dans toutes les institutions et agences ;

• faire preuve d’un esprit constructif dans ses évaluations, reconnaître le travail bien fait, corriger les lacunes et savoir motiver les subordonnés pour obtenir un rendement optimal ;

• avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

• avoir une bonne maîtrise de l’expression écrite et orale dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique de l’une des deux autres langues constituerait un atout.

• Attester de compétences organisationnelles et de gestion de projets/programmes avec une expérience significative en matière de fixation de délais, d’objectifs, de coûts et de ressources nécessaires à l’obtention des résultats opérationnels des programmes et/ou projets, conformément à l’approche de gestion axée sur les résultats ;

• être capable de fixer des objectifs et des cibles efficaces pour soi-même, pour les autres et pour le service, ainsi que d’ajuster les priorités de travail ou de projet en fonction de l’évolution des circonstances ;

• être en mesure d’utiliser une approche participative dans la planification des projets, d’identifier les lacunes qui affectent la réalisation des résultats des programmes / projets, de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires à la réalisation des tâches identifiées ;

• pouvoir mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi et évaluation et définir des calendriers de présentation de rapports réguliers sur les principales réalisations ;

• avoir la capacité de planifier, d’organiser, de contrôler les ressources et de veiller au respect des politiques, procédures et protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques.