Ø  Assistant comptable

JD_Fr_Administrative Officer Gambia

APERÇU DES TÂCHES

Placé sous la direction et l’autorité du Représentant permanent du Président de la Commission de la CEDEAO/Chef de Mission en Gambie, le titulaire de ce poste aura à exercer les tâches / fonctions suivantes :

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·         Exécuter toutes les tâches liées à l’approvisionnement et à la passation de marchés, notamment la présélection, la gestion des appels d’offres, l’analyse des coûts, la négociation et la préparation des contrats. Surveiller, au besoin, tous les aspects des termes du contrat, et obtenir le meilleur rapport qualité-prix, le meilleur prix et le meilleur service ; créer la documentation nécessaire à l’acquisition des matériaux et fournitures ;

·         Coordonner la préparation et la mise en Å“uvre du programme de travail et du budget, afin de garantir la compatibilité avec les priorités et objectifs du travail, en tenant compte de l’utilisation la plus efficace des ressources ;

·         Surveiller et contrôler les affectations budgétaires au moyen d’examens réguliers, et soumettre des rapports et des données efficaces de surveillance qui permettent de déceler tous écarts par rapport aux plans et de proposer des mesures correctives ;

·         Définir des objectifs clairs et conformes aux stratégies convenues ; déterminer les priorités et les tâches à assigner, ajuster les priorités, allouer le temps et les ressources nécessaires à l’exécution du travail ;

·         Conseiller le personnel et le management sur le rendement, prévoir les risques et tenir compte des imprévus au cours de la planification ; surveiller et ajuster les plans et les mesures, tout en assurant une utilisation judicieuse du temps ;

·         Soumettre au management des rapports importants/complexes ;

·         Assurer la gestion des baux, des loyers, des rénovations, des agrandissements et des transformations physiques des installations de la Mission ;

·         Collaborer avec les fournisseurs des services de TI en vue de la résolution rapide des problèmes ;

·         S’acquitter de toutes autres tâches relevant de la portée, de l’esprit et de l’objet du poste, ainsi que les lui aura demandées le Représentant permanent.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

Niveau d’éducation requis :

·         Être titulaire d’une Licence en Administration et Finances, obtenue dans une université reconnue.

Expérience :

·         Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience avec prise de responsabilité progressive en approvisionnement, en administration, en gestion des finances et des opérations budgétaires.

PRINCIPALES COMPÉTENCES SUR LA CEDEAO

·         Avoir une bonne connaissance des règles et procédures financières, administratives et de passation des marchés de la CEDEAO ;

·         Avoir la capacité de diriger une équipe de stagiaires et de subordonnés et d’inculquer un esprit d’équipe pour mobiliser les employés et réaliser un ensemble d’activités bien définies ;

·         Résoudre les problèmes qui surviennent avec un minimum de directives et/ou recommander et expliquer les solutions ou alternatives pour approbation ;

·         Encadrer d’autres agents et recueillir les remarques des superviseurs, des collègues et des subordonnés afin d’établir de solides relations de travail et d’améliorer le rendement ;

·         Faire preuve de respect à l’égard des différences culturelles, d’équité et d’habileté à établir de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions diverses ;

·         Établir et maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients et des acteurs, de manière à anticiper leurs besoins, à atténuer les problèmes et à établir un parfait équilibre entre les obligations professionnelles et la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins;

·         Travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui bénéficie de diverses forces, avoir une bonne capacité d’écoute, tenir compte de toutes les préoccupations exprimées et faire preuve d’impartialité, de tact et de diplomatie dans les jugements ;

·         Avoir une parfaite connaissance des règles et procédures de la CEDEAO, des tâches assignées et pouvoir les expliquer clairement aux autres agents ;

·         Avoir la connaissance et la capacité d’appliquer des techniques pour générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs ;

·         Disposer de solides capacités d’analyse, d’organisation et de communication ;

·         Démontrer sa maîtrise de l’informatique opérationnelle à l’aide d’outils appropriés ;

·         Transmettre les informations de façon claire, concise, succincte et organisée, tant à l’écrit qu’à l’oral;

·         Élaborer, mettre en Å“uvre et appliquer un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs de travail précis ;

·         Organiser le travail, définir les priorités et travailler dans les délais, tout en tenant compte des détails, des indicateurs et des risques ;

·         Résoudre les problèmes qui surviennent avec un minimum de directives et/ou recommander et expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation ;

·         Avoir une parfaite maîtrise de l’expression orale et écrite en anglais, l’une des langues officielles de la CEDEAO ;

·         Avoir une bonne connaissance de la culture de la CEDEAO, des structures et des questions et priorités de performance qui ont un impact sur les responsabilités attribuées ;

·         Avoir une bonne connaissance des institutions, des secteurs, des programmes et des politiques de la CEDEAO ;

·         S’appuyer sur des données probantes et la recherche pour éclairer les politiques et les programmes, et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, y compris les acteurs, les institutions régionales et/ou les comités internes ;

·         Veiller au respect scrupuleux de la voie hiérarchique.