| As candidaturas devem ser submetidas para: b11poadminfineccree@ecowas.int
SÍNTESE DA FUNÇÃO:
Sob a supervisão do Diretor de Administração, Finanças e TIC, o incumbente coordenará, liderará e supervisionará todas as atividades relacionadas à administração, finanças e comunicação no CEREEC.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES:
- Coordenar e garantir o cumprimento dos procedimentos financeiros dos vários Contratos de Financiamento do Centro e do manual de procedimentos;
- auxiliar na implementação dos regulamentos e procedimentos financeiros da CEDEAO;
- supervisionar o contabilista para operar e manter as contas especiais atualizadas:
- estabelecer um sistema de registo e arquivamento dos comprovativos e documentos financeiros do Centro;
- criar e implementar um sistema de controlo de gestão;
- administrar a organização dos serviços postais e correios da organização;
- garantir a preparação do orçamento da organização;
- garantir a gestão e elaboração de relatórios dos fundos dos doadores;
- elaborar e apresentar demonstrações financeiras mensais, em especial, relatórios de gestão e financeiros trimestrais para o Departamento Financeiro da CEDEAO, doadores e análises do Conselho de Administração;
- garantir o bom funcionamento das funções administrativas em andamento, incluindo as condições, espaço, equipamentos de trabalho e o sistema de recuperação de dados;
- auxiliar na identificação das necessidades operacionais e desenvolver e apoiar a implementação do Plano Anual de Compras da organização;
- supervisionar a contabilidade e a gestão de caixa do Centro;
- coordenar e preparar os dados e informações necessários para as missões de auditoria interna e externa;
- participar da elaboração dos relatórios intermediários e anuais das atividades do Centro;
- apoiar a administração na criação de dados financeiros relacionados ao Ciclo do projeto;
- preparar e monitorizar a implementação dos orçamentos do Centro e analisar variações de implementação;
- supervisionar a preparação de demonstrações financeiras mensais, em especial, relatórios trimestrais de gestão e financeiro para as análises anuais dos doadores;
- participar no estabelecimento de Manuais Administrativos, Financeiros e Contabilísticos de Procedimentos e/ou Operações para projetos negociados ou subvenções do Centro;
- garantir o cumprimento dos procedimentos financeiros dos vários contratos de financiamento do Centro, do manual de procedimentos e dos manuais de operações;
- garantir a gestão de contas especiais e acompanhar os pagamentos diretos;
- fazer o acompanhamento das faturas dos fornecedores e preparar os pagamentos;
- supervisionar a preparação de relatórios periódicos sobre o estado das contas e as reconciliações bancárias;
- garantir a gestão de contas especiais e acompanhar os pagamentos diretos;
- supervisionar as atividades de administração e gestão de recursos humanos, tais como: manter arquivos pessoais, assinatura de contratos de seguro de saúde, pagamento de contribuições e pensões sociais, documentos de acompanhamento com organizações sociais, monitorizar a aposentadoria de funcionários, avaliações de desempenho, treinamento, recrutamento, salários e outros benefícios, bem-estar do pessoal, etc.
- supervisionar as atividades relacionadas com a comunicação e a visibilidade interna do Centro;
- assegurar a admissão de novos recrutados, aprendizes e estagiários;
- gerir viagens e missões do pessoal;
- desempenhar qualquer outra missão oficial que lhe seja designada pelos superiores.
LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.
QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA
§ Mestrado (ou equivalente) em Administração e Finanças, Administração de Empresas ou em uma disciplina afim, obtido de uma universidade reconhecida.
§ ser membro de uma Associação de Contabilidade, Gestão ou Administração será uma vantagem.
§ 10 anos de experiência profissional em licitação, recursos humanos, administração, gestão de operações financeiras e orçamentárias em organizações internacionais ou multinacionais, incluindo 5 anos a nível de supervisão;
§ conhecimento dos regulamentos e procedimentos financeiros da CEDEAO e ter capacidade de os aplicar;
§ capacidade demonstrada de proporcionar consultoria técnica em uma ampla gama de áreas administrativas, financeiras e de contabilidade;
§ conhecimento demonstrado no desenvolvimento de redes para apoiar dados financeiros.
PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO
§ capacidade de liderar programas e projetos que lhe são atribuídos, providenciando a perícia necessária em termos de gestão e operação exigida para o cumprimento do mandato da organização;
§ capacidade de liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa para incentivar a cooperação a fim de alcançar resultados almejados, defender e criar impulso para a mudança e promover o engajamento dos funcionários; desenvolver e implementar controlos internos para o programa piloto a fim de gerir potenciais barreiras à implementação;
§ excelentes competências de autogestão, demonstrando ética e integridade, confidencialidade e respeito pelos controlos internos de regras, delegações e transparência;
- Capacidade de pesquisar pontos de referência e tendências para trazer as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização;
- competências interpessoais e de trabalhar em rede bem desenvolvidas para buscar feedback, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais essenciais da comunidade;
- capacidade de desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão das partes interessadas para obter adesão a novas iniciativas, a fim de melhor compreender os pontos de vista divergentes, obter recursos e aumentar a perceção de sucesso.
- Capacidade de demonstrar diplomacia, tato e respeito a pessoas de diferentes origens, entendendo diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com a capacidade de converter a diversidade em oportunidades para melhorar os resultados de programa/operacionais;
- Capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de diversos pontos fortes, reunindo práticas inovadoras;
- Capacidade de manter a objetividade na gestão de conflitos, independentemente de diferenças/posições culturais, diferenças de género, e encorajar outros funcionários a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.
- capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;
- capacidade de servir o interesse de equipas/organizações/comunidades multinacionais culturalmente diversas e pessoas portadoras de deficiência, sem preconceitos.
- Compreensão da estrutura organizacional, dinâmicas e expetativas associadas da CEDEAO que lhe são exigidas para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz;
- conhecimento do mandato, plano estratégico/prioridades da CEDEAO, bem como da situação económica, política e social e tendências nos Estados-membros, no que se refere ao escopo do cargo incumbido;
- conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de pesquisa para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas;
- conhecimento das normas e procedimentos da CEDEAO, de forma a interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretivas, proporcionar aconselhamento técnico, orientar os outros e avaliar o desempenho.
- Capacidade de analisar uma situação, usando indicadores para avaliar os custos, benefícios, riscos e chances de sucesso na tomada de decisões;
- capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa dos problemas, consequências de causas de ação alternativas, possíveis obstáculos e formas de evitar o problema no futuro;
- capacidade de desenvolver novos insights sobre situações, aplicar soluções inovadoras para problemas e projetar novos métodos de abordar questões ou situações desconexas quando os métodos e procedimentos estabelecidos não forem aplicáveis ou não forem mais eficazes.
- Capacidade de comunicar com impacto, de forma clara, concisa, sucinta e organizada, transmitindo credibilidade & confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas;
- exibir habilidades de escuta ativa para encorajar uma comunicação mais forte entre os membros da equipa, para mostrar cuidado e fazê-los sentir-se valorizados e para impulsionar o engajamento dos funcionários em todas as instituições e agências;
- proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);
- fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.
- Competências de gestão organizacional e de projeto/programa, com experiência significativa na identificação de prazos, metas, custos e recursos necessários para proporcionar resultados operacionais/de programas/de projetos de acordo com a abordagem de gestão baseada em resultados;
- capacidade de usar a abordagem participativa no planeamento de projetos e identificar lacunas que afetam o cumprimento das expetativas do programa/projeto e de elaborar e implementar os planos de intervenção necessários para construir a tarefa desejada;
- capacidade de planear, organizar, controlar recursos e estar em conformidade com políticas, procedimentos e protocolos para atingir metas específicas.
|
