Communauté Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest(CEDEAO)

1. A propos du Projet ECOLink : Le projet ECOLink a été lancé au milieu de l’année 2014, avec pour objectif principal de transformer et d’améliorer les opérations de base de la CEDEAO. Un de ses aspects essentiels concerne la mise en œuvre du système SAP d’information sur le secteur public, ainsi que celle des activités et des changements organisationnels qui s’y rapportent. Il importe de souligner que le projet ECOLink est conforme aux objectifs visés par l’initiative de Réforme institutionnelle et que, par sa nature et son objet, il contribue à la réalisation des objectifs stratégiques de la CEDEAO concernant l’amélioration de l’efficacité et de la qualité des opérations internes.

Buts et objectifs visés par ECOLink : Rationalisation des processus opérationnels longs et fastidieux Amélioration du contrôle sur les documents et les processus axés sur les documents Réduction de l’utilisation de papier et des processus manuels Accès plus rapide à l’information Accès en ligne aux informations qui n’étaient auparavant disponibles que sur papier et sur d’autres supports physiques Amélioration du suivi et du contrôle afin de faciliter l’identification et la réduction des goulets d’étranglement Réduction du stockage de papier, élimination des documents perdus Applications intégrées, offrant aux institutions, aux agences et bureaux de la CEDEAO, l’accès aux données d’entreprise standardisées.

2. Portée et Calendrier d’exécution du Projet S’agissant de sa portée, le projet ECOlink a été divisé en deux volets, pour assurer la qualité de sa mise en œuvre. Volet I <1er Trimestre 2015> Comptabilité et Grand Livre Budgétisation Gestion de fonds Gestion de subventions Gestion de trésorerie Paiements et Comptes créditeurs Encaissement de recettes et Comptes débiteurs Comptabilité des immobilisations Gestion des matières Approvisionnements et gestion des stocks   Volet II <3ème Trimestre 2015> Portail libre-service accessible aux employés et dirigeants Gestion du capital humain Comptabilité de la Paie Gestion du régime de retraite Gestion des voyages

 

3. Bénéficiaires :

Il est attendu la mise en œuvre du projet ECOLink dans toutes les institutions, les agences et bureaux de la CEDEAO, y compris les Bureaux de zone. La Commission de la CEDEAO a été choisie comme institution pilote, aux fins de la mise en œuvre de l’ensemble du processus dont le lancement sera effectué à la fin février 2015. A la Cour de Justice, au Parlement, à l’OOAS, au GIABA et dans les autres bureaux et agences, les activités liées à la mise en œuvre du projet seront mises en œuvre de manière échelonnée, à compter de la mi-février jusqu’à la mi-mars 2015. Contrairement à l’impression été créée au départ, c’est la Commission de la CEDEAO tout entière, y compris l’ensemble de ses directions et services, qui tirera profit de la mise en œuvre réussie du projet ECOLink. Bien que les activités de mise en œuvre du Volet 1 portent essentiellement sur les fonctions Finances et Approvisionnements, il est important de souligner, qu’outre ces deux premiers, tous les autres Services de Programme et de Gestion de programmes auront un bénéfice à tirer du projet ECOLink, à travers l’accès très rapide à toute information relative aux finances et aux approvisionnements concernant tout programme. En conséquence, il sera possible d’assurer un contrôle et un suivi de tous les aspects financiers d’activités particulières. En d’autres termes, les Directions et Unités faisant appel aux services des Finances et des Approvisionnements, bénéficieront indirectement du projet grâce à l’amélioration de l’efficacité et de la qualité de ces services. Le Volet 2 du projet ECOLink se rapporte à l’amélioration en profondeur et de manière professionnelle des fonctions de RH et de la Gestion des voyages. Grâce à ce volet, il sera possible à l’ensemble des employés de la CEDEAO de tirer profit de l’initiative, par exemple à travers un accès rapide et simplifié à leurs données personnelles (exemple : le nombre de jours de congé à leur crédit, le nombre de jours utilisés, le solde des jours de congé dus, les demandes de congé en ligne, la situation du salaire, etc.) ainsi qu’à toutes autres informations et cela, en un seul clic. En résumé, nous, les employés de la CEDEAO, sommes les bénéficiaires du projet ECOLink et à ce titre, il nous incombe à tous la responsabilité d’assurer sa réussite.

4. Equipe du Projet

  Dans tout projet et toute initiative, c’est le facteur humain qui est l’élément crucial. Aussi, la CEDEAO s’est-elle attachée à mobiliser les compétences requises pour constituer le noyau de l’équipe de projet ECOLink. Ce noyau est composé de 51 experts. ECOLink est donc formé d’un groupe de personnes-ressources provenant des services chargés des Finances, des Approvisionnements, des RH, et de la Gestion des voyages, sous la direction d’un Gestionnaire de projet, Mr. Richard Awunyo. Ce dernier est appuyé par le Bureau de gestion de projet, ainsi qu’un consultant chargé de la supervision et un consultant en gestion du changement. La supervision de l’initiative ECOLink est assurée par la promotrice du projet, Mme Khadi R. Saccoh, Commissaire en charge des Finances, avec le soutien total du Président et du Vice- président de la Commission de la CEDEAO.  

“Chaque seconde de chaque nouvelle minute de chaque heure file. Afin qu’un nouveau jour se lève, l’ancien jour doit se terminer. Afin d’accueillir la fraicheur du matin, l’obscurité nocturne doit disparaitre ; les deux ne peuvent pas coexister en même temps. L’un doit disparaitre pour laisser place à l’autre. Le temps ne s’arrête pas et nous n’avons d’autre choix que de poursuivre notre marche avec lui. Si la première fois, votre route est bloquée, ne retournez pas en arrière. Essayez plutôt un autre itinéraire jusqu’à ce que vous trouviez la route qui vous mènera au succès.”

5. Gestion du Changement

L’objectif visé à travers les activités liées à la gestion du changement, est de réduire au minimum les incertitudes, ainsi que les perturbations induites pour la CEDEAO, en faisant en sorte de prévoir et gérer les facteurs relatifs à l’organisation et aux personnes, susceptibles d’être associés au Projet ECOLink. Cet objectif sera atteint essentiellement par des interventions planifiées, permettant de renforcer les capacités organisationnelles et la capacité de changement, tout en œuvrant à réduire les résistances. Le cadre de gestion du changement met l’accent sur les aspects suivants : Evaluation de l’état de préparation au changement Analyse des parties prenantes au projet Analyse d’impact du changement Communication Analyse et engagement des parties prenantes Assurance quant à l’état de préparation à la mise en service du projet Gestion du transfert de connaissances.

Grâce au savoir-faire et au soutien professionnel, les activités d’ECOLink liées à la gestion du changement seront exécutées efficacement pendant toute la durée du projet, afin de réussir la transformation.

6. Situation actuelle

Après la réussite des phases de préparation, de planification et de réalisation du projet, le Projet ECOLink est entré dans sa phase de préparation finale. Tous les utilisateurs finaux impactés par le Volet I (Finances, Contrôle, Gestion des fonds, Gestion des subventions, Approvisionnement et Gestion des stocks) ont été formés, avec succès. Après la mise en service réussie d’Ecolink à la Commission de la CEDEAO le 23 février 2015, la CEDEAO réalise actuellement une vérification finale de l’état de préparation des autres Institutions de la CEDEAO de manière à y effectuer le lancement de celui-ci aux dates suivantes : 9 mars 2015 pour la Cour de Justice de la Communauté, 18 mars 2015 pour le Parlement de la CEDEAO, 10 avril 2015 pour l’OOAS et le 24 avril 2015 pour le GIABA L’organisation étant en phase de transition, il est nécessaire que les fournisseurs et les prestataires de services aient conscience des éventuels désagréments qui pourraient survenir (bien que limités) dans le traitement de dossiers liés à des transactions financières et aux approvisionnements à la CEDEAO. Il est important de noter que cette phase de transition à la CEDEAO est gérée de manière professionnelle, pour réduire au minimum les retards. Toutefois, il est de notre responsabilité, en tant que partenaires de confiance, de vous informer à l’avance de ces possibles désagréments, tout en faisant appel à votre esprit de comprehension à cet égard.

“Le Changement ne se produira pas s’il faut attendre qu’il vienne de quelqu’un d’autre ou à un autre moment. Ceux que nous attendions pour nous y mettre, c’est nous-mêmes. NOUS sommes le changement auquel nous aspirons.’’