·     Oficial Principal, Compras

SÍNTESE DA FUNÇÃO

Sob a supervisão do Comissário para a Administração Geral & Conferência, o incumbente supervisionará a gestão diária dos serviços administrativos gerais, incluindo Gestão de Compras e Contratos; Cadeia de Suprimentos/Armazéns (planeamento de recursos materiais); Logística e Gestão de Frota; Construindo e Facilitando a Gestão, Gestão de patrimónios; Gestão de Registo/documento; Segurança; Assistente de Gabinete; Gestão de Projetos, bem como Gestão de Orçamento e Supervisão do pessoal da Direção.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Proporcionar orientações e diretrizes ativas diárias para todas as divisões da Direção de Administração Geral e Conferência no que tange a gestão de todas as etapas do ciclo de trabalho, de acordo com os textos e procedimentos legais da CEDEAO;
• liderar a melhoria de sistemas e processos e garantir a automação de alto nível de processos manuais dentro da Direção;
• formular estratégias e projetar soluções inovadoras, se necessário, para resolver problemas/conflitos no processo administrativo do trabalho;
• orientar o desenvolvimento de planos de trabalho e aquisições e garantir que esteja alinhado com as diretrizes da CEDEAO;
• supervisionar a gestão da divisão de compras e todos os exercícios relacionados e garantir a adesão estrita ao Código de Contratação Pública da CEDEAO;
• supervisionar o desenvolvimento e a implementação de planos de trabalho para todas as divisões da Direção, bem como gerir o desempenho relacionado do pessoal;
• liderar e desenvolver a capacitação e treinamento diretos do pessoal da Direção;
• liderar e supervisionar os aspetos administrativos de todos os projetos relacionados à gestão de patrimónios ou gestão de instalações, incluindo a construção da sede da Comissão da CEDEAO/Construção de outro edifício da CEDEAO para Instituições Comunitárias da CEDEAO;
• liderar o desenvolvimento e a gestão do orçamento anual da Direção e fornecer relatório periódico sobre o uso do orçamento ao Comissário para Administração Geral e Conferência;
• contribuir para a formulação e defesa do orçamento do Departamento de Administração Geral e Conferência;
• em colaboração com a equipa Jurídica e de Compras, supervisiona contratos; desenvolve e implementa sistemas de gestão de contratos para uso da Direção;
• certificar todos os pedidos de pagamento para a execução de contratos e garantir que todos os resultados sejam atendidos;
• preparar um relatório trimestral e anual abrangente para a Direção;
• garantir a aplicação das Diretrizes dos Doadores relevantes para o projeto relacionado;
• gerir e avaliar o desempenho do pessoal;
• preparar o relatório anual da Direção.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

• Mestrado (ou equivalente) em Gestão, Negócios ou Administração Pública, Finanças, Economia ou disciplina estreitamente relacionada, obtido de uma universidade reconhecida.
• 12 anos de experiência progressiva desafiadora em administração, com as principais áreas administrativas cobrindo (no mínimo) gestão de negócios, compras, gestão de projetos, gestão de patrimónios e gestão de instalações, com pelo menos cinco anos de experiência profissional internacional relevante e pelo menos seis anos a nível de gerência;
• amplo conhecimento das Diretrizes dos Doadores para o projeto e experiência significativa em gestão de comunicação em instituições internacionais, regionais ou nacionais;
• experiência em capacitação, monitorização e avaliação e capacidade de produzir relatórios de alto nível;
• capacidade técnica para proporcionar consultoria especializada em uma ampla gama de questões de serviços gerais, como compras, registo, armazéns, transporte e capacidade profissional demonstrada de supervisionar grandes projetos e iniciativas complexas;
• capacidade profissional comprovada e domínio de princípios, técnicas e práticas relacionados a um ou mais serviços especializados em uma ampla gama de recursos humanos, gestão financeira, tecnologia da informação, compras, gestão de projetos, comunicação, gestão de patrimónios, gestão de serviços de construção, gestão de registos e documentos e outras diversas áreas de serviços em instituições internacionais e/ou públicas;
• diversos perfis e competências relacionadas à administração geral e à gestão de projetos serão uma vantagem adicional;
• experiência em gestão de projetos e/ou Tecnologia da Informação;

LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

• Experiência de liderança sénior no estabelecimento de parcerias estratégicas, no trabalho colaborativo e na construção de consensos com múltiplos interessados internos e/ou externos sobre questões complexas em organizações governamentais ou internacionais multidisciplinares;
• conhecimento do mandato, plano estratégico/prioridades da CEDEAO, bem como da situação/tendência económica, política e social dos Estados-membros, especialmente no que se refere ao escopo do cargo incumbido;
• demonstrar consistência nas ações, valores, métodos, confidencialidade, ética, medidas, princípios, expectativas e resultados, o que implica um profundo compromisso com fazer a coisa certa pelo motivo certo, independentemente das circunstâncias;
• capacidade de estabelecer e manter relações de trabalho eficazes com os chefes das instituições, funcionários selecionados e funcionários estatutários para facilitar o cumprimento, criar o compromisso, resolver conflitos e obter apoio para a mudança;
• capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;
• capacidade de promover uma cultura em que as pessoas assumem responsabilidade pessoal pelos resultados;
• capacidade de proporcionar liderança, gestão e supervisão técnica para todas as atividades de projeto e resultados do programa, de acordo com as práticas e padrões jurídicos e administrativos da CEDEAO.
• capacidade de realizar revisões periódicas do desempenho do pessoal de acordo com o sistema de gestão de desempenho da CEDEAO e de orientar o pessoal para garantir altos níveis de motivação, compromisso, capacidade e trabalho em equipa;
• capacidade de supervisionar a gestão de projetos, controlos internos e administração de recursos financeiros e resolver os problemas de maneira confiante e capaz, enquanto toma decisões que exemplificam tomadas de decisão imparciais e não-partidárias.
• Capacidade de exercer a iniciativa e desenvoltura necessárias para atender simultaneamente a uma variedade de necessidades das partes interessadas, realizando múltiplas tarefas e alcançando resultados positivos;
• Capacidade de criar sinergias com grupos de clientes e outros para alcançar objetivos na definição e monitorização de padrões e indicadores de serviços;
• Capacidade de motivar e envolver outras pessoas na promoção ou adoção das melhores práticas em serviços ao cliente;
• Capacidade de identificar e melhorar os serviços e as interações com clientes por meio de redes apropriadas e de criar maneiras inovadoras de abordá-los de forma responsável e transparente.
• Conhecimento do ambiente regulador não discriminatório/de direitos humanos e capacidade de implementar estratégias para promover um ambiente de trabalho inclusivo e uma organização saudável, respeitadora da diversidade cultural e da igualdade de género e livre de assédio e discriminação;
• compreensão de diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, sendo sensível às diferenças de grupo, questões de género e capacidade de contribuir, advogar e/ou desenvolver políticas que sejam sensíveis ao género e adequadas a várias culturas;
• capacidade de promover um ambiente de trabalho interativo diversificado e inclusivo que possa reunir efetivamente um amplo espectro de ideias e experiências para resolver problemas, desenvolver projetos/programas e melhorar resultados;
• capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;
• capacidade de manter a objetividade na gestão de conflitos, independentemente de diferenças/posições culturais, diferenças de género, e encorajar outros funcionários a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.
• compreensão da estrutura organizacional, cultura e dinâmica do local de trabalho da CEDEAO;
• capacidade de aplicar o conhecimento do quadro jurídico, prioridades estratégicas e padrões operacionais da CEDEAO para desenvolver/modernizar políticas e programas e/ou implementar políticas e programas de maneira sustentável e eficaz;
• perspicácia empresarial, social e política bem-desenvolvida, demonstrando um forte compromisso com a visão e o mandato da CEDEAO, acompanhado de um amplo conhecimento das situações e tendências económicas, políticas e sociais nos Estados-membros;
• competências sólidas de julgamento e tomada de decisão em questões relacionadas ao desenvolvimento de políticas e estratégias importantes para a realização do mandato da CEDEAO e a melhoria dos resultados para os Estados-membros.
• capacidade de analisar relatórios, bem como as dinâmicas socioeconómicas e institucionais e reconhecer áreas de potenciais obstáculos ou desafios e desenvolver soluções ou alternativas inovadoras para enfrentar barreiras e alcançar prioridades estratégicas/operacionais;
• capacidade de antecipar e interpretar os efeitos das mudanças (sociais, económicas e políticas) e seu impacto, e fazer recomendações;
• capacidade de identificar/abordar pontos fortes e fracos, estimular a criatividade, reduzir a resistência à mudança e melhorar a consecução de objetivos estratégicos;
• capacidade de tomar decisões prudentes relacionadas com a gestão de recursos humanos, financeiros e materiais.
•             capacidade de escutar ativamente e entender as perspetivas dos outros para fazer declarações, decisões ou recomendações fundamentadas;
• capacidade de construir múltiplas relações de colaboração externas para apoiar objetivos estratégicos e operacionais; identificar as questões-chave e acomodar os principais atores com planos bem pensados de comunicação e gestão de partes interessadas;
• capacidade de comunicar com clareza e convicção, fazer apresentações convincentes que promovam novos insights, ideias e perspetivas e uma melhor compreensão das questões e desafios;
• exibir habilidades de escuta ativa para encorajar uma comunicação mais forte entre os membros da equipa, para mostrar cuidado e fazê-los sentir-se valorizados e para impulsionar o engajamento dos funcionários em todas as instituições e agências;
• excelentes competências de negociação e gestão de conflitos com foco na construção e promoção de relacionamentos eficazes e colaborativos;
• proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);
• fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.
• capacidade de preparar planos de trabalho, relatórios de projeto, relatórios de gestão e estabelecer objetivos claros de forma consistente e ter uma supervisão eficaz das práticas de gestão do desempenho para assegurar que as metas e os padrões sejam cumpridos;
• capacidade de monitorizar de perto a supervisão da construção dos edifícios da nova Sede da Comissão da CEDEAO ou de outras instituições comunitárias da CEDEAO;
• capacidade de estabelecer metas/resultados efetivos e gerir mudanças de uma maneira que demonstre resiliência, compostura e uma perspetiva positiva em um ambiente de incerteza e ambiguidade;
• capacidade de permitir o desenvolvimento de talentos organizacionais e individuais através da implementação de planos estratégicos, operacionais, de programas, projetos e individuais;
• capacidade de implementar planos, mobilizar/envolver pessoas, identificar fatores críticos de sucesso, mitigar riscos, monitorizar indicadores e feedback, iniciar medidas corretivas e desenvolver capacidades para a sustentabilidade;
• capacidade de instituir práticas rigorosas de monitorização e avaliação e aprender com contratempos e erros para assegurar a melhoria contínua.