SALÁRIO ANUAL

UC25,527.53, USD40,277.34

UC30,178.98, USD47,616.39

JD_Pt_PROTOCOL ASSISTANT (GENERIC)

SÍNTESE DA FUNÇÃO:

Sob a supervisão do Oficial de Logística e Receção, o incumbente prestará serviços de apoio administrativo e protocolar no dia-a-dia, assegurando a boa prestação de serviços, ao mesmo tempo que fornece o apoio necessário ao Oficial Principal de Protocolo

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES:

•      Desempenhar funções de protocolo relacionadas a toda logística, imunidades e privilégios de reuniões e eventos, serviços consulares e outras áreas relacionadas designadas para a Comissão, seu pessoal e convidados;

•      Receber, revisar e rastrear toda a correspondência e documentos do protocolo de entrada e executar verificações preliminares de precisão e integridade;

•      Prestar apoio a todas as acreditações diplomáticas à Comissão e à Comunidade;

•      Fornecer todo o apoio físico e administrativo necessário para a implementação do Acordo da Sede;

•      Fornecer suporte necessário para todos os serviços de aeroporto e viagens, incluindo receção, expedição, bagagem, consular, etc;

•      Coletar e processar documentos de suporte necessários para reivindicações relacionadas a viagens, conforme indicado;

•      Prestar apoio, sempre que necessário, à Administração Geral para providências de segurança nas instalações da Comissão e no local de eventos e reuniões;

•      Coordenar e interagir com prestadores de serviços de logística e usuários de serviços;

•      Atualizar periodicamente e monitorizar a precisão do diretório diplomático da Comissão e dos parceiros;

•      executar outros deveres conforme designado.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·         Certificado de Técnico/Diploma Nacional Comum, Licenciatura em Ciências Sociais e Humanas, Ciências Sociais, Diplomacia e Etiqueta, Gestão de Logística, Expedição, Despacho e Encaminhamento, Gestão de Projetos, Administração Pública ou outro domínio relacionado.

·         Alta Proficiência no pacote MS Office,

•      5 anos de experiência na área específica do protocolo relevante para a função profissional, de preferência numa Organização Internacional ou num ambiente multilateral, e/ou experiência em planos, procedimentos e processos de viagens internacionais;

•      conhecimento dos requisitos de processamento e logística de viagens, pedidos e processos de vistos, emissão de bilhetes e reservas;

•      conhecimento das políticas, procedimentos e práticas de conferência da CEDEAO, normas aceites, regras e costumes do protocolo diplomático internacional, incluindo as práticas desenvolvidas no âmbito do Sistema da CEDEAO;

•      conhecimento de planeamento e implementação de preparativos administrativos e logísticos para reuniões, conferências e workshops dentro e fora da estação base;

•      capacidade de pesquisar, selecionar, organizar e resumir informações necessárias para a preparação de reuniões e para identificar questões, formular opiniões, fazer conclusões e recomendações;

•      conhecimento da ordem e das regras de precedência;

•      contabilidade básica, design gráfico

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

§  Capacidade de assumir uma postura credível ao explicar regras, padrões e expectativas (por exemplo, prazos) para garantir que as expectativas de conformidade e trabalho sejam atendidas;

§  capacidade de motivar a si próprio e/ou a outros a participar de discussões que resultarão em recomendações para melhorar processos, modelos ou outras ferramentas de trabalho;

§  capacidade de se envolver em abordagens positivas para o trabalho em equipa, participar ativamente das discussões e da consecução das metas da equipa;

§  capacidade de assumir responsabilidade pela própria carreira e desempenho com orientação ocasional do supervisor/mentor;

§  capacidade de construir a própria capacidade e a dos outros, compartilhando conhecimento, ferramentas, perícia e experiência com os outros, de modo a permanecerem proficientes e bem-informados na execução da função atribuída.

§  Competências interpessoais, auditivas e multitarefas, com uma boa compreensão das responsabilidades do serviço ao cliente e o papel na representação dos valores da CEDEAO em todas as interações;

§  capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas de rotina associados às tarefas atribuídas, usando bom senso ao envolver colegas ou superiores, conforme necessário;

§  capacidade de trabalhar como parte de uma equipa, com a capacidade de explicar as interações do cliente para resolver problemas e melhorar os serviços;

§  capacidade de gerir o próprio tempo de forma eficaz e organizar a própria área de trabalho de uma maneira que atenda às expectativas de desempenho relacionadas aos serviços atribuídos ao cliente;

§  capacidade de direcionar as pessoas à fonte apropriada para informações adicionais e pedir ajuda quando sobrecarregado com as demandas dos clientes.

§  Capacidade de aplicar abordagens culturalmente relevantes e apropriadas com pessoas de diversas origens culturais;

§  boa competência em gestão da diversidade para interagir com os indivíduos de uma forma que seja culturalmente apropriada e de acordo com as regras/políticas da CEDEAO;

§  capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e adotar com sucesso comportamentos de inclusão e culturalmente adequados;

§  capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

§  conhecimento da gestão da diversidade no que se refere às expectativas diárias do trabalho e tarefas incumbidos.

§  Conhecimento do mandato da CEDEAO e metas operacionais relevantes para as responsabilidades incumbidas;

§  capacidade de manter-se atualizado com as atividades, cronogramas e metas do Departamento de pertinência à própria equipa de trabalho e/ou área funcional;

§  conhecimento dos procedimentos da CEDEAO relevantes para a tarefa designada e a capacidade de aplicar um bom senso na sua aplicação;

§  comprovado interesse e compromisso para com os valores e atividades da CEDEAO na realização diária das tarefas.

§  Excelente capacidade de manter, processar e fornecer informações precisas, como parte das tarefas atribuídas;

§  capacidade de organizar arquivos e informações para fácil recuperação e manutenção de registos;

§  capacidade de detetar erros, agir prontamente para corrigi-los e aprender com as experiências;

§  conhecimento e habilidade para desafiar e questionar suposições fundamentais sobre formas aceites de fazer as coisas como intuito de melhorias.

§  Capacidade de usar a tecnologia moderna para se comunicar efetivamente, por exemplo, programas de software de escritório, incluindo folhas de cálculo, processamento de texto e software de apresentação gráfica; capacidade de digitar e formatar apresentações, relatórios, manuais, boletins informativos, conteúdo de página de Internet e proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

§  competências de partilha de informações bem desenvolvidas, usando tecnologia e de acordo com os processos e práticas estabelecidos;

§  assertividade verbal e competências comunicativas avançadas, com uma capacidade demonstrada para reconhecer e compreender a validade dos pontos de vista dos outros e para responder de forma construtiva;

§  proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

§  fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.

§  Capacidade de alocar tempo para tarefas específicas de uma maneira que atenda aos prazos e às expectativas de qualidade/quantidade;

§  boas competências organizacionais com uma excelente capacidade de dividir o trabalho em partes menores e focar nos passos mais importantes primeiro;

§  capacidade de contribuir para manter os padrões de desempenho organizacional durante a implementação de novos processos, práticas e planos adotados pelo Departamento e relevantes para as tarefas atribuídas;

§  capacidade de monitorizar o progresso e considerar novas metas no contexto das responsabilidades atribuídas;

§  capacidade de cumprir os compromissos assumidos com os outros.