Assistente De Protocolo – Viagens
TÍTULO DO CARGO | Assistente De Protocolo – Viagens |
INSTITUIÇÃO | Comissão da CEDEAO |
GRAU | G4/G5/G6 |
SALÁRIO ANUAL |
UC20,166.30,USD 31,818.39
UC25,527.53, USD40,277.34 UC30,178.98, USD47,616.39 |
STATUS | PERMANENTE |
AGÊNCIA | |
DEPARTAMENTO | ADMINISTRAÇÃO GERAL E CONFERÊNCIA |
DIREÇÃO | CONFERÊNCIA E PROTOCOLO |
DIVISÃO | PROTOCOLO |
SOB A SUPERVISÃO DE | OFICIAL DE LOGÍSTICA E RECEÇÃO |
RESPONSÁVEL PELA SUPERVISÃO
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LOCAL DE AFECTAÇÃO | ABUJA,NIGERIA |
Os pedidos devem ser enviados para: b6proatrav@ecowas.int
JD_Pt_PROTOCOL ASSISTANT- TRAVELS SÍNTESE DA FUNÇÃO: O incumbente deste cargo reporta diretamente ao Oficial de Logística e Receção e será responsável por apoiar na reserva e coordenação de todas as soluções logísticas de transporte para a Comissão da CEDEAO e por assegurar que estas funções sejam desempenhadas eficazmente, em harmonia e de acordo com os regulamentos legais aplicáveis e a política de viagens e normas operacionais da CEDEAO.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES: • Implementar procedimentos relacionados com a política de viagens da Comissão da CEDEAO e; prestação do apoio necessário para a obtenção dos melhores requisitos de viagem e de emissão de bilhetes para a Comissão, para todos os meios de transporte; • operar o Módulo de Gestão de Viagens da CEDEAO, com o nível de responsabilidade apropriado; • apoiar a preparação de especificações para a terceirização de serviços de Agências de Viagens Aéreas e de Emissão de Bilhetes; • implementar procedimentos eficazes a serem utilizados nas operações de emissão de bilhetes; • obter cotações de várias companhias aéreas para encontrar os melhores preços e opções de voo e comprar e reembolsar bilhetes de avião, conforme solicitado; • gerir bases de dados de bilhetes e outros dados importantes relacionados com as viagens aéreas da Comissão; • elaborar relatórios periódicos sobre despesas e informações relacionadas com as viagens; • elaborar itinerários para viagens e reuniões corporativas; • pode ser solicitado a servir nas outras unidades da Divisão de Protocolo, quando necessário (Imunidades e Privilégios, Receções, Consular); • executar outros deveres conforme designado.
QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA • Certificado de Técnico/Diploma Nacional Comum em Turismo, Gestão Logística, Gestão de Projetos, Gestão de Viagens, Ciências Sociais, ou Humanidades; • Diploma IATA em Vendas e Operações de Viagens, Amadeus, Galileu, SMART Amadeus, Programas de Viagens Corporativas • Experiência de 5 anos na área específica de emissão de bilhetes e logística de viagens, preferencialmente numa Organização Internacional ou num ambiente multilateral, e/ou experiência em preparativos, procedimentos e processos de viagens internacionais; • conhecimento dos requisitos de processamento e logística de viagens, pedidos e processos de vistos, emissão de bilhetes e reservas; • conhecimento das políticas, procedimentos e práticas de conferência da CEDEAO, normas aceites, regras e costumes do protocolo diplomático internacional, incluindo as práticas desenvolvidas no âmbito do Sistema da CEDEAO; • conhecimento de planeamento e implementação de preparativos administrativos e logísticos para reuniões, conferências e workshops dentro e fora da estação base; • capacidade de pesquisar, selecionar, organizar e resumir informações necessárias para a preparação de reuniões e para identificar questões, formular opiniões, fazer conclusões e recomendações; • competências contabilísticas e uso de folhas de cálculo seriam uma vantagem; • proficiência extremamente forte no Pacote MS Office; • conhecimento da ordem e das regras de precedência; • contabilidade básica, design gráfico
LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.
PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO • Capacidade de assumir uma presença credível ao explicar regras, padrões e expectativas (por exemplo, prazos) para garantir que as expectativas de conformidade e trabalho sejam atendidas; • capacidade de motivar a si próprio e/ou a outros a participar de discussões que resultarão em recomendações para melhorar processos, modelos ou outras ferramentas de trabalho; • capacidade de se envolver em abordagens positivas para o trabalho em equipa, participar ativamente das discussões e da consecução das metas da equipa; • capacidade de assumir responsabilidade pela própria carreira e desempenho com orientação ocasional do supervisor/mentor; • capacidade de construir competência própria e a dos outros, compartilhando conhecimento, ferramentas, perícia e experiência com os outros, de modo a permanecerem proficientes e bem-informados na execução da função atribuída. • Competências interpessoais, auditivas e multitarefas, com uma boa compreensão das responsabilidades do serviço ao cliente e o papel na representação dos valores da CEDEAO em todas as interações; • capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas de rotina associados às tarefas atribuídas, usando bom senso ao envolver colegas ou superiores, conforme necessário; • capacidade de trabalhar como parte de uma equipa, com a capacidade de explicar as interações do cliente para resolver problemas e melhorar os serviços; • capacidade de gerir o próprio tempo, de forma eficaz, e organizar a própria área de trabalho, de uma maneira que atenda às expectativas de desempenho relacionadas aos serviços atribuídos ao cliente; • capacidade de direcionar as pessoas à fonte apropriada, para informações adicionais, e pedir ajuda quando sobrecarregado com as demandas dos clientes. • Capacidade de aplicar abordagens culturalmente relevantes e apropriadas com pessoas de diversas origens culturais; • boa competência em gestão da diversidade, para interagir com os indivíduos de uma forma que seja culturalmente apropriada e de acordo com as regras/políticas da CEDEAO; • capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos, e adotar com sucesso comportamentos de inclusão e culturalmente adequados; • capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho; • conhecimento da gestão da diversidade, no que se refere às expectativas diárias do trabalho e tarefas incumbidos. • Conhecimento do mandato da CEDEAO e metas operacionais relevantes para as responsabilidades incumbidas; • capacidade de manter-se atualizado com as atividades, cronogramas e metas do Departamento, de pertinência à própria equipa de trabalho e/ou área funcional; • conhecimento dos procedimentos da CEDEAO relevantes para a tarefa designada e a capacidade de aplicar um bom senso na sua aplicação; • comprovado interesse e compromisso para com os valores e atividades da CEDEAO na realização diária das tarefas. • Excelente capacidade de manter, processar e fornecer informações precisas, como parte das tarefas atribuídas; • capacidade de organizar arquivos e informações para fácil recuperação e manutenção de registos; • capacidade de detetar erros, agir prontamente para corrigi-los e aprender com as experiências; • conhecimento e habilidade para desafiar e questionar suposições fundamentais sobre formas aceites de fazer as coisas como intuito de melhorias. • capacidade de utilizar a tecnologia atual para comunicar de forma eficaz, por exemplo, software de escritório. • programas, incluindo folhas de cálculo, software de processamento de texto e apresentação gráfica; capacidade de digitar e formatar apresentações, relatórios, manuais, newsletters, conteúdo de websites e proficiência em tecnologias da informação e comunicação (TIC); • competências bem-desenvolvidas de partilha de informação usando tecnologia e de acordo com • processos e práticas estabelecidos; • competências avançadas de assertividade verbal e de comunicação com uma capacidade demonstrada de • reconhecer e compreender a validade dos pontos de vista dos outros e responder de uma forma construtiva; • proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC); • fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). • o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional. • Capacidade de alocar tempo para tarefas específicas, de uma maneira que atenda aos prazos e às expectativas de qualidade/quantidade • boas competências organizacionais com uma excelente capacidade de dividir o trabalho em partes menores e focar nos passos mais importantes primeiro; • capacidade de contribuir para manter os padrões de desempenho organizacional durante a implementação de novos processos, práticas e planos adotados pelo Departamento e relevantes para as tarefas atribuídas; • capacidade de monitorizar o progresso e considerar novas metas no contexto das responsabilidades atribuídas; • capacidade de cumprir os compromissos assumidos com os outros.
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