SÍNTESE GERAL DAS ATRIBUIÇÕES

Sob a supervisão do Oficial Principal de Programa, Compras, o titular do cargo será responsável pela gestão diária das atividades de compras da Divisão (incluindo subvenções), desde a demanda até a prestação dos bens e serviços.

FUNÇÃO E RESPONSABILIDADES

• Preparar e executar planos de compras para atender às necessidades comerciais e operacionais com base nos requisitos estabelecidos nos planos de atividades e orçamentos dos departamentos;
• viabilizar, em conjunto com o Departamento Financeiro, financiamento oportuno e/ou resolução de quaisquer problemas de financiamento relacionados às atividades de compras;
• manter-se informado o tempo todo das condições do mercado, incluindo listas de fornecedores, disponibilidade de preços e competitividade, e garantir que os custos sejam justos e razoáveis antes de aprovar qualquer compra;
• apoiar os vários departamentos na finalização dos termos de referência ou especificações para suas diferentes necessidades e formular recomendações destinadas a garantir o cumprimento das regras e procedimentos da CEDEAO ou com fornecedores de bens e prestadores de serviços;
• preparar documentos do concurso, incluindo projetos de contratos e outros documentos de compras, de acordo com as instruções do chefe do departamento de compras;
• preparar todos os avisos de publicação (editais, pré-qualificação) conforme acordado;
• monitorizar o progresso de cada aquisição – desde a solicitação até a entrega ou recebimento pelo solicitante – garantindo a conformidade com as prioridades;
• apoiar toda a comissão de avaliação na avaliação das propostas e assegurar o cumprimento das regras e procedimentos;
• preparar, na qualidade de secretário, todos os relatórios de avaliação de acordo com a decisão dos comités de avaliação;
• preparar todos os contratos a serem assinados e monitorizar sua implementação em conjunto com o departamento requerente;
• produzir e elaborar relatórios trimestrais sobre bens e serviços adquiridos para a Comissão e sobre a implementação do plano de compras aprovado;
• manter um registo central dos contratos principais, a fim de registar com precisão o andamento dos contratos com fornecedores, criar um banco de dados apropriado para os principais fornecedores, contratados e consultores e acompanhar com eles os acordos de nível de serviço;
• manter um arquivo adequado de todos os documentos relacionados à aquisição (plano de compras, documentos do concurso, publicações, relatórios de avaliação, contratos);
• realizar qualquer outra tarefa que lhe seja confiada por seus superiores.

QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA

·          Ser licenciado (ou equivalente) em administração de empresas, administração pública, comércio, cadeia de suprimentos, direito ou áreas afins de uma universidade reconhecida.

·          justificar cinco (5) anos de experiência com responsabilidade progressiva em compras e/ou gestão da cadeia de suprimentos de uma instituição pública, organização internacional, ONG ou agência multilateral de ajuda;

·          ter um conhecimento perfeito das políticas, processos e procedimentos de aquisição de parceiros de desenvolvimento, em particular o Banco Mundial, o Banco Africano de Desenvolvimento e a União Europeia;

·          ter um bom conhecimento de um sistema de planeamento de recursos empresariais ou outro sistema de gestão relacionado a compras;

·          uma formação relevante em gestão de compras ou da cadeia de suprimentos será uma vantagem.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS RELATIVAS À CEDEAO

·          Persuadir/influenciar outras pessoas a levar em conta um certo ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e práticas;

·          liderar uma equipa de estagiários e funcionários juniores e inculcar um espírito de equipa para mobilizar funcionários e realizar um conjunto de atividades bem definidas;

·          garantir respeito escrupuloso pela hierarquia;

·          resolver os problemas que surjam, com um mínimo de diretrizes e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;

·             usar o Código de Ética para gerir a si mesmo, gerir outras pessoas, informações e recursos;

·             treinar outras pessoas e obtenha feedback de supervisores, colegas e subordinados para construir fortes relações de trabalho e melhorar o desempenho;

·             contribuir para a manutenção dos objetivos e padrões de desempenho da unidade organizacional.

·             Possuir competências interpessoais fortes e capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou os contratempos na conclusão de projetos relevantes, especialmente no que diz respeito a prazo, qualidade e quantidade;

·             estabelecer e manter credibilidade profissional com clientes e partes interessadas, de forma a antecipar suas necessidades, mitigar problemas e manter um equilíbrio entre as obrigações profissionais e a necessidade de ser sensível e recetivo às suas necessidades;

·             aconselhar, consultar e orientar outras pessoas sobre assuntos relacionados às tarefas de atendimento ao cliente e padrões estabelecidos de atendimento ao cliente.

·             Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, justiça e capacidade de estabelecer boas relações com pessoas de diferentes origens, nacionalidades, géneros, etnias, raças e religiões;

·             compreender os vários pontos de vista culturais, em particular os cidadãos da África Ocidental, e levar em conta as diferenças entre os grupos; ser capaz de desafiar o preconceito e praticar tolerância e empatia;

·             ouvir, levar em consideração as preocupações das pessoas e exercer bom senso, tato e diplomacia;

·             ser capaz de trabalhar em um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficia de vários pontos fortes;

·             ter capacidade e responsabilidade para integrar uma perspetiva de género e garantir a participação igual de homens e mulheres em todas as áreas de trabalho;

·             incentivar, capacitar e advogar a favor das pessoas de maneira imparcial e transparente.

·             Ter um conhecimento perfeito das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO;

·             dominar as regras e procedimentos da CEDEAO em relação às responsabilidades designadas e ser capaz de explicá-las claramente a outras pessoas.

·             Estudar dados/informações de várias fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar descobertas e fazer recomendações;

·             definir problemas ou processos como elementos-chave para identificar e preencher lacunas nos objetivos de serviço, garantia de qualidade, conformidade e desempenho.

·             Ter a capacidade de transmitir informações de forma clara e concisa, sucinta e organizada, tanto por escrito quanto oralmente;

·             possuir competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com os outros de maneira construtiva;

·             dominar perfeitamente as tecnologias da informação e comunicação (TIC);

·             dominar bem a expressão oral e escrita em um dos idiomas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português). o conhecimento de outro idioma será uma vantagem adicional.

·          Possuir a capacidade de desenvolver e implementar um plano de ação individual para alcançar objetivos de trabalho específicos;

·          identificar, organizar e monitorizar tarefas ao longo do processo para facilitar a execução;

·          contribuir ou liderar projetos de acordo com padrões e técnicas reconhecidas em matéria gestão de projetos, coordenar as contribuições de outras pessoas para definir e cumprir prazos;

·          garantir a organização do trabalho, o estabelecimento de prioridades e o cumprimento dos prazos, prestando toda a atenção necessária aos detalhes, atores, indicadores e riscos.