Recrutement d’un cabinet de conseil pour la réorganisation et la digitalisation de la Division des Archives et de la Documentation de la Commission de la CEDEAO

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Date : 22 Mar 2022 - 11 Avr 2022
Lieu : Commission de la CEDEAO,
Ville : ABUJA
Pays : Nigeria

PÉRIODE DE LA PUBLICATION : Du 21 mars 2022 au 11 avril 2022
CLIENT : COMMISSION DE LA CEDEAO
SOURCE DE FINANCEMENT : Budget de la CEDEAO
TYPE : Appel à manifestation d’intérêt

RECRUTEMENT D’UN CABINET DE CONSEIL POUR LA RÉORGANISATION ET LA
DIGITALISATION DE LA DIVISION DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION DE LA
COMMISSION DE LA CEDEAO

1. La Commission de la CEDEAO se propose d’utiliser ses ressources pour le financement
d’un contrat de prestation de services avec un cabinet de consultant (il pourrait s’agir d’un
cabinet individuel, d’un consortium ou d’une entreprise en partenariat) qui sera chargé de
réorganiser et de digitaliser la division Archives et Documentation de l’institution.
2. L’objectif principal est de convertir et d’organiser les archives et les documents dans un
format numérique et de renforcer les capacités de l’équipe concernées, pour la fourniture de
services virtuels de qualité au personnel en particulier et au public en général.

3. Devoirs et responsabilités du cabinet de conseil :
La mission du cabinet sera de proposer une méthodologie devant permettre la mise en
place d’un système amélioré d’archivage et de documentation, avec une base de données
en ligne. Cette méthodologie doit comporter au minimum les étapes indiquées ci-après,
étant entendu que celles-ci peuvent faire l’objet d’une adaptation suivant les conseils du
cabinet et en fonction des besoins identifiés par la CEDEAO :
▪ Examen détaillé de la solution proposée
▪ Activités préparatoires à la réorganisation et la digitalisation de la division Archives et
Documentation envisagée
▪ Développement et conception d’une base de données Web, puis déploiement en ligne
▪ Formation au téléchargement, à la gestion et à la mise à jour de bases de données
▪ Appui/maintien du soutien.

4. La durée globale de la mission est estimée à 18 mois.

5. La Commission de la CEDEAO invite les consultants (cabinets) éligibles à manifester
leur intérêt pour la fourniture de ces services. Les cabinets intéressés et éligibles sont
invités à fournir toutes les informations utiles, en ce qui concerne leurs qualifications et
expérience, en démontrant qu’ils ont déjà eu à réaliser des services similaires. Les
critères retenus pour la présélection sont les suivants : (a) expérience générale du
cabinet : cabinet de conseil en services informatiques avec une expertise probante en logiciels
de bibliothèque, d’archivage et de documentation, solutions informatiques en gestion de projet
ainsi qu’un appui organisationnel en gestion de bibliothèque et d’archives ; (b) expérience
spécifique de l’entreprise : avoir une excellente connaissance des produits suivants : Content
Management System (CMS), information Management Systems (IMS), système d’exploitation,
serveur Web (Apache, IIS) ; avoir de l’expérience en matière de consultation pour les
institutions internationales et/ou publiques, dans le domaine de la gestion de bibliothèque, de
l’archivage et de la documentation ; (c) avoir exécuté des missions similaires et fournir trois
références récentes pour des projets similaires dont il a assuré l’exécution ; (d) pouvoir faire
appel au moins à quatre consultants ayant la capacité d’assurer la réalisation des objectifs de
l’étude et dont l’un sera le consultant principal (liste, qualifications et expérience pertinente en
gestion de bibliothèque, archivage et documentation ou informatique, ou tout autre domaine
connexe); e) avoir les compétences et disposer des équipements informatiques requis; et f) se
montrer apte à communiquer et à soumettre des rapports en anglais, en français ou en
portugais (la connaissance d’une deuxième langue officielle sera un atout supplémentaire) ;
NB : S’agissant des critères énumérés ci-dessus, il appartient aux cabinets
concernés de fournir des éléments tangibles, ainsi que des références détaillées pour
étayer leurs affirmations en ce qui concerne leur expérience, leurs capacités, la
réalisation de missions similaires, etc. Toute référence indiquée donnera lieu à un
résumé sur une fiche de projet et ne sera examinée et acceptée que si le candidat y
a joint des pièces justificatives sur lesquelles figurent les informations de contact
des autorités adjudicatrices, afin de faciliter la vérification des informations fournies,
portant sur des contrats OU copies d’attestations de bonne exécution de chaque
contrat présenté, tel qu’établi et signé par le client.

6. Les cabinets intéressés peuvent soumettre leur candidature en tant que consortium
ou se présenter sous la forme d’un partenariat afin de bénéficier de capacités accrues
pour l’exécution de la mission.

7. Les critères d’éligibilité, la procédure d’établissement de la liste restreinte et celle de la
sélection seront conformes aux Règles et Procédures de la CEDEAO en matière d’utilisation
de Consultants” (Code des marchés de la CEDEAO), disponibles sur son site web :
http://old22.ecowas.int . La procédure de recrutement se fera suivant la méthode de
Sélection fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC); une liste restreinte des six (6) cabinets
présentant les meilleurs profils sera établie à l’issue de la réception des manifestations
d’intérêt. Les cabinets faisant partie d’un réseau international doivent soumettre une seule
manifestation d’intérêt. Il convient de noter que le consultant sélectionné devra soumettre
tous les rapports requis en anglais ou en français.

8. La CEDEAO tient à attirer particulièrement l’attention des cabinets intéressés sur les
dispositions de l’Article 118 du Code des marchés révisé de la CEDEAO (“Infractions
commises par les candidats, les soumissionnaires et les adjudicataires”), portant sur les
pratiques de corruption et de fraude en matière de concurrence ou d’exécution de contrats. En
outre, elle les invite à prendre connaissance des informations spécifiques concernant les
conflits d’intérêts liés à la présente mission, conformément à l’article 119 du Code des
marchés révisé de la CEDEAO.

9. Les consultants intéressés peuvent obtenir de plus amples informations à l’adresse
électronique ci-dessous mentionnée, durant les heures ouvrables à la Commission de la
CEDEAO, de 9h00 à 15h00 (Heure locale – Nigeria): sbangoura@ecowas.int avec copie à
procurement@ecowas.int; gdikko@ecowas.int; soulate@ecowas.int; alungu@ecowas.int;
hnwagboso@ecowas.int;

10. Les manifestations d’intérêt doivent être soumises sous plis scellés (1 Original signé et 3
Copies) en Anglais, Français ou Portugais portant clairement la mention “ SELECTION D’UN
CABINET DE CONSEIL POUR LA RÉORGANISATION ET LA DIGITALISATION DE LA
DIVISION DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION DE LA COMMISSION DE LA
CEDEAO » . Les manifestations d’intérêt doivent être envoyées à l’adresse ci-dessous
indiquée au plus tard le 11 avril 2022 à 11h00, Heure du Nigeria (GMT+1) :
La Boite de réception des appels d’offres de la CEDEAO est placée dans le bureau de
la Division des Marchés située à la Direction de l’Administration générale, au 1er étage
de la Commission de la CEDEAO sise au 101 Yakubu Gowon Crescent, Asokoro District,
P.M.B. 401 Abuja Nigeria.

11. Veuillez noter que les dossiers soumis par voie électronique sont acceptés et seront
adressés aux é mails mentionnés ci-dessus .
12. Le présent appel à manifestation d’intérêt peut également être consulté sur le site
web de la CEDEAO, à l’adresse suivante: http://old22.ecowas.int/doing-business-inecowas/ecowas-procurement/

Le Commissaire chargé de l’Administration générale et des Conférencee