Assistente de Direção (Secretarios Biligual) x 22 – G5 / G6 / G7
TÍTULO DO CARGO | Assistente de Direção (Secretarios Biligual) x 22 – G5 / G6 / G7 | |
INSTITUIÇÃO | Comissão da CEDEAO | |
NÍVEL | G5 / G6 / G7 | |
SALÁRIO ANUAL | UC25,527.53, USD40,277.34/UC30,178.98, USD47,616.39/UC34,933.43, USD55,117.96 | |
AGÊNCIA | ||
DEPARTAMENTO | Administração Geral & Conferência | |
DIREÇÃO | Administração Geral | |
DIVISÃO | ||
SUPERVISOR HIERARQUICO | Diretor Hierárquico | |
SUPERVISÃO | ||
LOCAL DE AFECTAÇÃO | ABUJA, NIGERIA | |
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SÍNTESE DA FUNÇÃO Sob a supervisão do Diretor, o Assistente de Direção deve desempenhar um papel vital no bom funcionamento do departamento. Desde o acolhimento de visitantes, à receção de chamadas, a marcação de compromissos, a organização da agenda do seu superior, a redação de documentos de correspondência e arquivo, suas funções serão essenciais para as atividades diárias do Departamento / Direção. Nesse sentido, ele / ela deve ser bastante acessível e recetivo face a demandas concorrentes de partes internas e externas.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES § Gestão da agenda do Supervisor: receber e dar as boas vindas aos visitantes; organizar e gerir compromissos; manter a agenda do supervisor; fazer chamadas telefónicas; verificar chamadas recebidas para garantir sua importância e possibilidade de resposta; gerir o diário e a agenda do Diretor; § Gestão administrativa: organizar reuniões, tomar notas, redigir o relatório; receber, redigir, digitar e acompanhar as cartas administrativas; reservas de salas de reuniões; fornecer suprimentos para o escritório; gerir os documentos recebidos e enviados. § Gestão de correio: criar um sistema de registo de e-mails recebidos e enviados; garantir arquivamento e classificação de documentos; gerir documentos (entrada e saída, classificação das cartas); garantir o acompanhamento dos documentos enviados ao Diretor para assinatura; § Gestão de documentos & arquivos: Garantir o arquivamento e classificação de cópias impressas de todas as documentações e disponibilizá-las mediante solicitação. § Desempenhar qualquer outra tarefa designada pelos superiores.
QUALIFICAÇÂO ACADÉMICA E EXPERIÊNCIA § Diploma Vocacional Nacional ou equivalente em estudos de secretariado ou administração ou área relacionada de uma instituição superior reconhecida; § 6 Anos de experiência em serviços administrativos e de secretariado; § Bom senso e capacidade de tomar decisões razoáveis com pouca supervisão; § Conhecimento de software informático e sistemas de classificação ECM relevantes e procedimentos, diretrizes e processos relacionados a correspondência para preparar e usar documentos e modelos administrativos.
LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.
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